Työnantajan velvoitteet – mitä pitää hoitaa, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän?

Työsopimus, palkanmaksu, sivukulut, vakuutukset ja irtisanomiset – työnantajan velvoitteet käytännössä.

Se hetki, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, on hieno. Se tarkoittaa, että yrityksellä menee riittävän hyvin, että tarvitset apua. Samalla se tarkoittaa, että sinusta tulee työnantaja – ja se tuo mukanaan joukon velvoitteita, joita ei voi ohittaa.

Työsopimus

Jokaisen työsuhteen perusta on työsopimus. Se kannattaa tehdä kirjallisesti aina, vaikka laki ei sitä kaikissa tapauksissa vaadikaan. Työsopimuksesta pitää käydä ilmi ainakin:

Työntekijän ja työnantajan tiedot
Työn alkamisaika (ja mahdollinen määräaikaisuuden peruste)
Työtehtävät
Palkka ja sen maksuaika
Työaika
Vuosiloma
Irtisanomisaika
Työpaikka

Käytä alan työehtosopimusta (TES) pohjana. Se määrittää minimipalkat, työajat, lisät ja muut ehdot. Jos et noudata TES:iä, voit joutua maksamaan korvauksia jälkikäteen.

Palkanmaksu ja ennakonpidätys

Kun maksat palkkaa, sinun pitää toimia ennakonpidättäjänä. Vähennät palkasta ennakonpidätyksen työntekijän verokortin mukaisesti ja tilität sen Verohallinnolle. Lisäksi palkasta vähennetään työntekijän osuus sosiaaliturvamaksuista.

Palkkalaskelma pitää antaa työntekijälle jokaisella maksukerralla. Palkanmaksun viivästyminen on yksi yleisimmistä syistä työriitoihin.

Työnantajan sivukulut

Palkka ei ole ainoa kulu. Työnantaja maksaa lisäksi:

Työnantajan sosiaaliturvamaksut (TyEL, työttömyysvakuutus, tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus)
Sairausvakuutusmaksut

Nämä sivukulut ovat yhteensä noin 20–25 % bruttopalkan päälle.

Budjetoi tämä. Moni aloitteleva työnantaja laskee vain bruttopalkan ja yllättyy sivukuluista.

TyEL ja vakuutukset

Työnantajan pitää järjestää työntekijälle työeläkevakuutus (TyEL), tapaturmavakuutus ja työttömyysvakuutus. Nämä ovat lakisääteisiä, eikä niitä voi jättää hoitamatta.

TyEL-vakuutus hoidetaan eläkeyhtiön kautta (Varma, Ilmarinen, Elo, Veritas tai muu). Tapaturmavakuutus otetaan vakuutusyhtiöstä. Työttömyysvakuutusmaksu maksetaan Työttömyysvakuutusrahastolle.

Työturvallisuus ja työterveyshuolto

Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työturvallisuudesta. Tämä tarkoittaa työympäristön turvallisuutta, perehdytystä työtehtäviin ja tarvittaessa suojavarusteita.

Työterveyshuolto on työnantajan järjestettävä. Se voi olla lakisääteinen (sairaanhoito ja ennaltaehkäisy) tai laajempi. Käytännössä useimmat yritykset sopivat työterveyshuollon työterveysaseman tai yksityisen toimijan kanssa.

Irtisanominen ja lomautus

Jos joudut irtisanomaan työntekijän, noudata lakia ja työsopimusta. Irtisanomisperuste pitää olla asiallinen ja painava. Irtisanomisaika riippuu työsuhteen kestosta. YT-neuvottelut (yhteistoimintaneuvottelut) voivat tulla kyseeseen, jos irtisanot useamman henkilön.

Lomautus on vaihtoehto irtisanomiselle tilanteessa, jossa työtä ei väliaikaisesti ole. Lomautuksesta pitää ilmoittaa työntekijälle vähintään 14 päivää etukäteen.

Käytännön vinkkejä

Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, ilmoita Verohallinnolle työnantajarekisteriin. Ilman tätä et voi hoitaa palkanmaksua oikein.
Perehdytä työntekijä kunnolla. Se ei ole vain kohteliaisuutta – se on lakisääteistä ja vähentää virheitä ja tapaturmia.
Pidä työsopimukset ja palkkalaskelmat tallessa. Työsuhteen päätyttyä ne voivat olla tarpeen vielä vuosia.
Jos olet epävarma jostain, kysy. Työsuojeluviranomaiset, Verohallinto ja yrittäjäjärjestöt auttavat. Virheiden korjaaminen jälkikäteen on aina kalliimpaa kuin oikein tekeminen alusta.